Good search is knowledge management

One of the key goals of knowledge management is to ensure that staff have the information they need, at the time they need it.

What has often been overlooked is that effective search can play a key role in meeting this need, beyond just allowing staff to ‘find stuff’.

Implementing a good search solution can help knowledge managers build their understanding of staff needs, can raise the visibility of key information, and can help staff to better understand what they are looking for.

These uses will be explored in this briefing, with the overall goal of prompting knowledge (and information) managers to take a second look at search.

Mundane search

Search is often implemented as a ’second thought’ within organisations. First the intranet or document management system is installed, and then search is added to help users ‘find stuff’ within the growing repository of information.

In many cases, search is deployed out of the box, with little (or no) extra effort put into customising or improving its effectiveness. Worse, no attention is given to the search on a month-by-month basis.

This ‘mundane’ search provides only modest value to the organisation. Worse, poor search can be a major cause of staff frustration.

Search can provide much more. Instead of just serving as a simple mechanism for finding pages or documents, it can be a valuable tool to support knowledge management goals.

Understanding staff needs

The first step to realising the value of search as a knowledge management tool is to implement search engine reports. As discussed in the earlier article Intranet search reports, two key usage reports should be implemented:

* most popular terms
* failed searches (searches returning 0 hits)

Beyond allowing the intranet team to further refine and improve the search engine itself, these reports give considerable insight into the knowledge required by staff.

Monitoring these on a regular basis allows knowledge managers to track the changing priorities and needs of staff. With little or no extra effort, these reports can therefore supplement more active research into staff needs.

Search engine ‘best bets’

The recently published article Search engine ‘best bets’ discussed the value of implementing a hand- created list of key pages (and documents) for common searches.

While the focus of this article was on improving the relevance of search results, this has broader knowledge management implications.

In particular, it allows key knowledge to be ‘pushed’ to staff at the point when they are looking for information, thereby promoting knowledge sharing across organisational boundaries.

Taxonomies and more

Beyond these simple approaches, more work can be done behind the scenes to enhance the value of search. For example, if a controlled-term thesaurus (taxonomy) is available, this can be integrated into the search engine.

This allows a mix of searching and ‘guided navigation’, helping staff to more quickly find desired information, as well as building a greater understanding of the available knowledge.

Keeping it simple

In all the approaches outlined above, the complexity of the search interface has not been substantially increased for staff. Any attempts to expose complex search features in the name of knowledge management will fail, unless search is being delivered to a specialised audience.

Instead, improvements should be made behind the scenes, keeping search as simple as possible while seamlessly meeting knowledge management goals.

This is also not a technology problem, and it is generally not necessary to purchase a new (more expensive) search tool to deliver these benefits.

Article source:
http://www.steptwo.com.au/papers/cmb_searchkm/index.html

Personal Knowledge Management

Mengenal personal knowledge management

Setiap dari kita memiliki pengalaman dalam hidup, pendidikan, cerita lucu, rahasia, kenangan, sumber budaya serta bekal mental yang berasal dari keluarga dan masyarakat yang secara tidak sadar telah kita tinggalkan.

Kita juga memiliki kamar yang penuh dengan buku, kertas, kartu ucapan, foto, catatan kuliah atau seminar yang telah kita ikuti, pc/laptop yang penuh dengan file, memo, dokumen, nama-nama dan alamat dari sebagian besar orang yang kita kenal, dll.

Tanpa kita sadari kita telah tahu jauh lebih banyak dari apa yang bisa kita ingat: mereka yang cukup tua bisa cerita lebih banyak mengenai sejarah perjuangan pahlawan di masa lampau, dan kita yang muda cukup mengangguk-angguk (=tanda mengerti) meski toh pada akhirnya di masa sekarang justru banyak pahlawan kesiangan.

Namun pada intinya adalah, saya secara pribadi memiliki perpaduan pengalaman dan skill yang berbeda dari siapa pun – dan begitu juga Anda.

• Bagaimana kita bisa menggunakan sumber daya tersebut secara efektif?
• Bagaimana kita bisa tahu apa sumber daya yang kita miliki?

Personal knowledge management adalah mengetahui apa pengetahuan yang kita miliki dan bagaimana kita bisa mengaturnya, memobilisasi dan menggunakannya untuk mencapai tujuan kita – dan bagaimana kita dapat terus menciptakan pengetahuan.

Sebagian besar jurnal tentang knowledge management membahas hal itu dalam pengertian perusahaan dan institusi, meskipun mereka mengatakan bahwa sebagian besar pengetahuan ada di dalam pikiran manusianya, bukan di dalam file organisasi.

Dengan kata lain pengetahuan berjalan di sekitar kita setiap harinya, dan apabila seorang karyawan tidak mengenali dan memanfaatkannya, maka pengetahuan tersebut akan berjalan keluar dari pintu dan bergerak menuruni jalan.

Apa itu personal knowledge?

Davenport dan Prusak, dalam buku mereka Working Knowledge: How
organizations manage what they know, mendefinisikan pengetahuan sebagai:

“A fluid mix of framed experience, values, contextual information and expert insight that provides a framework for evaluating and incorporating new experiences and information.”

Yang menurut hemat saya, pengetahuan adalah:

“Campuran tidak tetap yang berbingkai pengalaman, nilai, informasi kontekstual dan wawasan dari seorang ahli yang memberikan kerangka untuk mengevaluasi dan menggabungkan pengalaman-pengalaman baru beserta informasi didalamnya.”

Personal knowledge didalamnya bisa berisi pengetahuan baik yang kita dapat dari pendidikan formal maupun informal. Personal knowledge juga dapat menyangkut memori, cerita kehidupan, kontak personal, hubungan dengan orang lain, buku yang pernah kita baca, catatan yang pernah kita buat, dokumen, foto, intuisi, segala sesuatu yang telah kita pelajari dari rekan kita, dan apa yang kita ketahui tentang segala sesuatu dalam dunia kita, dari hal yang kecil sampai dengan hal yang besar.

Sebagian dari apa yang telah kita ketahui dapat dituangkan dalam tulisan (explicit knowledge) dan beberapa tidak dapat (tacit knowledge).

• Berapa banyak dari pengetahuan kita yang explicit dan berapa banyak yang tacit?
• Mana yang merupakan jenis pengetahuan yang paling penting?

Intinya adalah bahwa kita memiliki keduanya yang sangat penting bagi bisnis, profesionalisme dan kehidupan pribadi.

Knowledge management untuk sebagian orang adalah untuk menemukan semua informasi yang kita miliki, menyimpannya dan menyebutnya sebagai pengetahuan.

Spesialis knowledge management lainnya membuat daftar orang-orang dengan keahlian spesifik yang kemudian menggunakan basis data tersebut untuk mengakses orang-orang yang tepat untuk pekerjaan tertentu (the right man at the right place).

Bagaimana seharusnya kita sebagai individu mengelola pengetahuan yang kita miliki?

Silahkan comment cara untuk mengelola pengetahuan yang kita miliki versi teman-teman!